Mỗi doanh nghiệp khác nhau lại có cách thức quản lý khác nhau do vậy mà hình thành nên các mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp khác nhau. Lý thuyết và thực tế quản lý doanh nghiệp đã hình thành nhiều kiểu tổ chức trong doanh nghiệp. Mỗi hệ thống tổ chức doanh nghiệp là một cách phân chia các cấp quản lý mà ở đó các bộ phận trong doanh nghiệp liên kết với nhau theo quan điểm phân quyền ra mệnh lệnh.

Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đường thẳng)

- Nguyên lý xây dựng cơ cấu

+ Mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp,

+ Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc

+ Công việc được tiến hành theo tuyến Sơ đồ:

Tư vấn mô hình và cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Đặc điểm cơ bản của loại hình này là: Mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến. Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người phụ trách trực tiếp. Là một mắt xích trong dây chuyền chỉ huy, mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo của họ .

Trong thực tế, trực tuyến còn được dùng để chỉ các bộ phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức như bộ phận thiết kế sản phẩm và dịch vụ, sản xuất và phân phối sản phẩm. Người đứng đầu bộ phận trực tuyến được gọi là nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp . Cơ trực tuyến có ưu điểm là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng, tập trung, thống nhất, làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí quản lý doanh nghiệp thấp.

Mặt khác theo cơ cấu này những người chịu sự lãnh đạo rất đẽ thực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra. Tuy nhiên cơ cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn. Nhưng trong thực tế thì khả năng của con người có hạn nên những quyết định đưa ra mang tính rủi ro cao. Do đó cơ cấu này thường được áp dụng cho các đơn vị có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.

+ Dịch vụ thành lập công ty tại Hà Nội của Lạc Việt

Cơ cấu chức năng ( Song trùng lãnh đạo ) Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Cơ cấu này được Frederiew. Teylor lần đầu tiên đề xướng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng. Việc quản lý được thực hiện theo chức năng, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.

Tư vấn mô hình và cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1

Sơ đồ 2: Cơ cấu chức năng.

Đặc điểm: Trong phạm vi toàn doanh nghiệp, người lãnh đạo tuyến trên lẫn người lãnh đạo tuyến chức năng đều có quyền ra quyết định về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng tổ đội sản xuất: Nhiệm vụ quản lý trong cơ cấu này được phân chia trong các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý. Mỗi đơn vị được chuyên môn hoá thực hiện chức năng và hình thành những người lãnh đạo chức năng.

+ Ưu điểm Tận dụng được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo. Giảm gánh nặng cho người lãnh đạo chung.

+ Nhược điểm Một cấp dưới có nhiều cấp trên. Vi phạm chế độ một thủ trưởng.

CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN – CHỨC NĂNG

Cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo chức năng. Theo đó ,mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến.

Tư vấn mô hình và cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 2

Cơ cấu theo trực tuyến chức năng sẽ thu hút các chuyên gia vào việc giải quyết các vấn đề chuyên môn, do đó giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý. Tuy nhiên cơ cấu này sẽ làm cho số cơ quan chức năng trong tổ chức tăng lên do đó làm cho bộ máy quản lý cồng kềnh, nhiều đầu mối và đòi hỏi người lãnh đạo phải luôn điều hoà phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục hiện tượng không ăn khớp, cục bộ của các cơ quan chức năng.

Cơ cấu trực tuyến – tham mưu ( cơ cấu phân nhánh )

Tư vấn mô hình và cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 3

Sơ đồ 4 : Cơ cấu trực tuyến – tham mưu

- Đặc điểm Đây là cơ cấu có thêm bộ phận tham mưu giúp việc. Cơ quan tham mưu có thể là một hoặc một nhóm chuyên gia hoặc cán bộ trợ lý. Cơ quan tham mưu có nhiệm vụ đưa ra ý kiến góp ý dự thảo quyết định cho lãnh đạo doanh nghiệp.

+ Ưu điểm: Cơ cấu này thuận lợi và rất dễ thực hiện yêu cầu của một chế độ thủ trưởng. Bước đầu đã biết khai thác tiềm năng của cơ quan tham mưu.

+ Nhược điểm: Để đưa ra một quyết định người lãnh đạo mất nhiều thời gian làm việc với tham mưu, dễ tình trạng dẫn tới tốc độ ra quyết định chậm, nhiều lúc có thể mất đi cơ hội trong kinh doanh.

Cơ cấu theo chương trình mục tiêu

Trong cơ cấu theo chương trình

–Mục tiêu, các ngành có quan hệ đến việc thực hiện chương trình

– Mục tiêu được liên kết lại và có một cơ quan để quản lý thống nhất chương trình gọi là ban chủ nhiệm chương trình mục tiêu. Ban chủ nhiệm chương trình

– Mục tiêu có nhiệm vụ điều hoà phối hợp các thành viên, các nguồn dự trữ, giải quyết các quan hệ lợi ích ... nhằm đạt được mục tiêu của chương trình đã xác định.

Tư vấn mô hình và cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 4

Ưu điểm của loại hình này là: Đảm bảo sự phối hợp hoạt động của các ngành, các địa phương tham gia chương trình theo một mục tiêu nhất định mà không phải thành lập thêm một bộ máy mới. Cơ quan quản lý chương trình tổ chức gọn nhẹ. Sau khi hoàn thành chương trình, các bộ phận chuyên trách quản lý chương trình giải thể, các ngành ,địa phương vẫn hoạt động bình thường.

Tuy nhiên cơ cấu này đòi hỏi phải có những điều kiện nhất định đó là sự nắm bắt thông tin, trình độ xây dựng chương trình và sự điều hành của ban chủ nhiệm. Mặt khác cơ cấu theo chương trình – mục tiêu dễ xảy ra xung đột giữa mục tiêu chương trình và mục tiêu của tổ chức.

Cơ cấu tổ chức kiểm ma trận

Tư vấn mô hình và cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 5

Sơ đồ 5: Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận

F: Các phòng chức năng

O: Các sản phẩm, dự án, các công trình.

- Đặc điểm Khi thực hiện một dự án sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án, các phòng chức năng cử ra một cán bộ tương ứng. Khi dự án kết thúc người nào trở về công việc của người đó.

+ Ưu điểm Cơ cấu này có tính năng động cao dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau. Sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng được cán bộ có chuên môn cao, giảm cồng kềnh cho bộ máy quản lý doanh nghiệp.

+ Nhược điểm Hay xảy ra mô thuẫn giữa người lãnh đạo dự án và người lãnh đạo chức năng, do đó phải có tinh thần hợp tác cao. Cơ cấu này thường chỉ áp dụng đối với các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn.

Cơ cấu ma trận chỉ áp dụng khi:

-Tổ chức gặp phải áp lực từ bên ngoài trong việc tập trung những nỗ lực đáp ứng những yếu tố tác động từ bên ngoài và sự hoạt động bên trong tổ chức.

- Tổ chức gặp phải áp lực về năng lực xử lý thông tin cao.

- Tổ chức gặp phải áp lực về chia sẻ nguồn lực.

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Trong quá trình vận động cơ cấu tổ chức luôn chịu sự tác động rất nhiều yếu tố như: khoa học công nghệ, chính sách của Nhà nước...Các yếu tố này được tập hợp thành 2 nhóm chính là yếu tố khách quan và yếu tố chủ quan. Khi các yếu tố này thay đổi sẽ làm cho tổ chức phải tự điều chỉnh cơ cấu tổ chức cho phù hợp bằng cách giải thể, bổ xung, sát nhập hoặc thêm một số bộ phận ...

NHŨNG YẾU TỐ KHÁCH QUAN Những yếu tố khách quan là những yếu tố mà tổ chức không thể thay đổi cũng như dự đoán và kiểm soát được nó.

Các yếu tố này gồm:

-Những quy định của Nhà nước về hệ thống tổ chức và sự phân cấp của nó.

- Khối lượng công việc được giao.

- Trình độ công nghệ, kỹ thuật và mức độ trang bị lao động.

- Địa bàn hoạt động của tổ chức.

- Môi trường hoạt động của tổ chức. Tuy là bất biến nhưng tổ chức hoàn toàn có thể tự thay đổi cho phù hợp với những yếu tố này, khi đó tổ chức sẽ tận dụng được nguồn lực sẵn có nhằm phát huy tối đa hiệu quả .

NHỮNG YẾU TỐ CHỦ QUAN Các yếu tố chủ quan là những yếu tố ở bên trong tổ chức. Đây là những yếu tố có ảnh hưởng mạnh đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Hơn nữa đây là các yếu tố mà tổ chức hoàn toàn có thể kiểm soát, điều chỉnh, thay đổi theo hướng của mình. Các yếu tố này gồm:

-Trình độ của người lao động quản lý.

- Ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức cũ.

-Trình độ, năng lực của cán bộ ở bộ phận tham mưu tổ chức.